业务流程外包是什么意思？应该如何管理？

业务流程外包（BPO）是当今商业发展的趋势。业务流程外包是指企业检查业务流程以及相应的职能部门，将这些流程或职能外包给供应商，并由供应商对这些流程进行重组。简单来说，BPO让“专家”最大化利用企业的时间和人才，让企业更加专注于他们的核心优势。BPO对于许多企业来说，很有意义，它有助于提高整体生产力、削减与控制成本，以及改进质量。

与任何企业联营一样，建立和管理BPO合作伙伴关系需要时间、精力以及双方想要成功的意愿。如何最大限度利用与客户之间的BPO合作伙伴关系，将这种联系最大化，是企业值得关注的问题。BPO支持对核心业务职能进行全面关注，从而使组织机构真正受益。以下是有效管理BPO的方法和策略。

高管参与决策

为了建立成功的外包关系，需确保组织机构中的管理团队参与决策。有效沟通外包如何能在降低成本的同时，满足企业的总体目标和战略愿景，这对管理层来说至关重要。将外包定位为对企业真正有利，这一决定很容易就能让高管接受，因为他们可以确切看到合作外包公司如何提高生产力，并为组织提供整体成本节约。花点时间向高管展示外包如何与公司的战略愿景完美结合，并将他们包含在外包计划流程之中。

创造双赢局面

外包任何业务功能时，确保与外包公司的合作，为每个人创造最好的结果，这对企业以及合作伙伴组织都是如此，这是成功的关键。提出问题，考虑选项，讨论机会和最佳实践，共同设计最佳方法。这种开放性交流对于成功来说必不可少，能够提高效率和生产力。随着这段关系的持续发展，开放的沟通渠道持续进行，为双方创造“双赢”局面。 


分享成本中心历史记录

有时候，企业不理解他们其中一个成本中心（如人力资源、法律等）是如何以及为什么在预算中占据很大一部分。收集所有可用数据并加以分析。问一些问题，比如为什么我们在这个领域会亏损？什么方法不奏效？如果我们与BPO 公司合作，我们可以期待哪些改进？一旦花时间收集相关数据、审查业务流程和评估外包解决方案，就会容易做出外包的决定。这反过来会与外包公司建立更紧密的关系，让他们知道从哪里开始，他们需要到哪里去。

定义伙伴关系的期望

明确的期望定义对任何业务关系的成功都很重要，尤其对于BPO 伙伴关系。一旦对问题和答案进行审查，并设置基准线，你就可以制定详细的服务线协议或详述目标、流程和结果的结构化合同。一定要关注期望的“内容”，不一定是“如何”实现。BPO其中的一个好处是，你可以知道具有特定职能的专家正在为你处理各种事务。一旦期望明确，就能让这些专家发挥自己的作用。

投资BPO经理

由于BPO业务定义了期望和流程，因此还需要讨论如何在企业内部管理和衡量流程，以及如何将BPO包含在流程中。你需要弄清楚这几个问题：这段关系有所增进吗？是否有确保流程仍然有效的“签到”系统？是否存在BPO客户经理一同参与的例会？是否可以公开分享反馈来改善这段关系？

为了确保成功的外包关系，企业内必须有一个人管理这种重要关系，评估公司和BPO合作伙伴的需求和期望。这个组织机构内部和BPO专家之间的给予和接受常规系统支持开放性沟通和全面的业务改进。

利用技术

精心选择能够帮你有效管理BPO项目的管理软件，这非常重要。8Manage PM项目管理软件能帮企业建立BPO项目组织，其中包含多个内部机构和多个外部机构（外包商），旨在共同为单个项目或项目组合工作。所有计划和申请-提交-交付操作和结果都是实时的、交易相关的。所有交付和验收都遵循制输入/核对协议。你需要利用最新的技术来确保BPO项目数据的完整性得到很好的保护，这样就能让人们保持诚实， BPO项目组合就能顺利运行。

BPO支持对核心业务职能进行全面关注，从而使组织机构真正受益。通过投资与外包合作伙伴之间的信任关系以及增进这种关系，企业将走向成功且富有成效的未来。