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新闻与资讯

8Manage:10条建议,助你有条不紊开展项目管理工作

作为项目经理,你对保持项目正常开展负有最终责任,尤其是在有压力的情况下。成功的项目经理需要能平衡截止日期、预算和工作质量。即使是最简单的项目,处理起来也会有压力,这就是组织技能发挥作用的地方。缺乏组织性不利于任何项目,但有很多方法可以确保你能实现目标。
 
这里有10条建议,能够帮助你从项目开始就保持有条不紊。
 
1、提前设定预期目标

从一开始,你就应该让你的团队或员工知道你对项目的期望是什么。这些期望应该包含你期望的工作质量,谁负责哪些任务,以及你的团队应该如何沟通。越早向团队成员说明你对他们的期望,你就越容易确保每个人都朝着共同目标努力,从一开始就能消除困惑和假想。
 
2、定义项目范围

作为项目经理,在项目规划过程中首先要做是定义项目范围。为了有效做到这一点,你需要了解以下项目要点:
 
可交付成果:预期的产出和结果是什么?
成本:是否有设定预算?
时间表:你需要多长时间完成这个项目?
可用资源:你可以支配哪些实体资源、人力资源和财务资源?
利害关系人:有哪些人参与项目?谁是影响者、决策者和接受者?


项目管理建议和方法


3、遵循模版

管理项目时,没有必要白费力气做重复的工作。如果这是你第一个项目,你可以使用源文档模板作为坚实的起点。它会让你的工作更加轻松,这也意味着你将拥有一组可供未来参考的、切实可行的模板。

为工作准备日志或日记也是个不错的主意,你可以详细记录你如何处理某些问题。如果后面出现类似问题,你就有可供参考的材料。
 
4、审查进度与项目计划是否相符

项目计划本质上是项目路线图,应该包含经批准的项目范围、成本和进度的详细信息。以下几个问题可以帮助你审查项目进度:
 
是否有效完成任务?
与工作的进展速度相比,最初的截止日期是否还符合当前的状况?如果答案是否,有没有需要更多关注的项目?
你还拥有完成项目所必须的合适资源吗?
 
使用团队提供的最新消息和反馈来定期审查进度非常重要。在团队会议中优先考虑此事,这样你就能在问题出现时解决问题,并在需要时调整计划。
 
5、设定时间限制

针对具体项目任务设定可实现的时间表,没有比这个更能确保任务按时完成的方法了。麻省理工学院的一项研究表明,如果把相当大的工作分解成设有里程碑的小任务,学生实际的工作效率会更高。

你需要确保每个分配到任务的人都有按时完成任务所需的技能组合和能力。设定不切实际的时间限制可能会给项目资源带来过度的压力,导致工作质量低下和团队成员精疲力竭。
 
6、经常见面交流

作为项目经理,与团队成员定期会面,保持联系,交流项目进展情况,包括成功事项和问题,这非常重要。
 
一项针对50多万次会议的研究发现,周二下午2:30的会议最受人们的欢迎。如果你在一个虚拟的项目团队中工作,找一个对大多数团队成员都适宜的时间。跨多个时区工作可能是一项挑战,但是要确保同一个人不会在半夜参与电话会议,轮换会议时间。

7、有效的文件归档系统

管理项目可能意味着堆积如山的文书工作,需要创建和修改多个文档。跟踪这些情况可能会是一场噩梦,你可能会浪费宝贵的时间来搜索文档的最新版本。
 
归档系统合适且具有明确定义的文档命名规范,确保项目构建存储方法的一致性。首先检查企业项目中是否使用固定的命名规范。如果答案是否,你可以遵循最佳实践案例,只要确保你采取的方法保持一致。
 
8、有效分配任务

作为项目经理,能够分配任务是最重要的技能之一。有效分配是一门艺术,一旦你掌握了这门艺术,你就能缓解压力,并给团队成员带来责任感和成就感。与其给每位成员大量待完成的工作,不如把所有工作分解成更小的任务。
 
给出指示时不要含糊其辞,要确保每位团队成员都清楚知道他们在做什么,以及什么时候完成。你还应该确保你安排完成任务的对象拥有正确的信息和完成任务的能力。
 
9、 预测问题

我们都希望不要出现问题,尤其是在有严格的日程表限制之下。现实是,在项目过程中很少出现这种情况。项目风险无处不在,但这是可以预测的。开发和保持最新的风险和问题登记簿,并尽快解决问题,这将有助于防止项目计划出错。

如果发生因重大问题而叫停你的项目,预先确定的流程将能缓解焦虑,使客观处理问题和找到适当解决方案更加容易。与关键利害关系人的定期双向沟通对于确保项目开展过程中不会出现意外也至关重要。

10、使用保护项目数据完整性的项目管理工具

最后一个要点,保持项目数据完整性非常重要。项目数据不完整、不能反映项目真实情况,容易造成项目的不可控及巨大的浪费和损失。这就是为什么项目在需求不变更的情况下从90%完成变为80%、70%、60%或50%的原因。

目前市场上的大多数PM软件产品不是面向交易的,不能保护项目数据的完整性。而交易型的项目管理软件如8Manage PM,设计的关键就是保护项目数据的完整性,因此能够破解“项目90%完成是神话” 。

8Manage PM采用独特的实时交易型的事务处理技术,不但能动态追踪项目结果,真实准确反映项目情况,还能诚实明确划分责任,是当今项目管理市场最需求的项目管理工具。

而且,8Manage PM不仅可应用于任何小型项目,分布式项目管理(如团队分散在不同地区及时区),大型项目管理以及多项目管理同样适用,从多方面减少或杜绝呈报虚假项目数据的情况发生。想了解如何高效跟踪管理项目,请点击项目管理方案进行体验。