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新闻与资讯

8Manage:新冠肺炎大流行期间及之后更需要远程项目管理

过去,具备远程项目管理能力的企业更擅长跨地域扩展其业务和运营。但新冠肺炎疫情发生后,与那些没有远程项目管理能力的企业相比,具备这项能力的企业在全球市场和本地市场中具有明显的竞争优势。


这场疫情,刺激了远程项目管理的需求,甚至是本地项目的需求。那么,远程项目管理是一时的风潮,还是一种提振效益的长期战略?


深耕项目管理领域多年的8Manage认为,远程办公能够跨越时间和空间的限制,加强员工与企业组织之间的连接,提升企业的协同办公效率,进而实现降本增效的目的。当前企业应转变管理思维,创新管理模式,充分认识远程办公的价值,积极推动企业数字化转型。


8Manage远程项目管理软件


远程项目管理与日常面对面会议项目之间主要的区别是什么?


经常性面对面开会比远程开会更容易识别谎言,更能敦促员工保持诚实。如果项目只需要管理不会说谎的机器人或机器,那么远程管理项目和面对面管理项目没有多大区别。


如果远程项目管理不当,通常会造成什么后果?
 
远程项目管理不当会导致生产力重大下降。即便是最敬业的项目经理和团队成员,有时也会注意力不集中,难以坚持完成任务,尽管他们对项目非常投入。对于注意力不集中的项目经理和团队成员来说,这个项目可能成为一场灾难。
 
如何解决远程项目管理遇到的难题?


最重要的是保持项目数据真实性及完整性。


要做到这点,可使用具备该功能的远程项目管理软件——8Manage PM,它通过独特的实时交易型的事务处理技术,保持项目数据的完整性,克制人的不诚实。这类软件通常有以下特征:
 
1、项目计划与执行合二为一
 
如果项目计划与项目执行不合二为一,就容易产生很多不必要的复杂问题(如下面所提到的那些),并且需要花费不少的人力物力去应对这些问题,以维持项目计划的有效性与项目团队的协作。
 
—必须确保每个团队成员都即时更新项目中已更改的日期及其可交付成果的依赖
—必须确保每个团队成员都能按要求将可交付成果提交给上级评审
—必须确保每个团队成员都及时评审需要其评审的可交付成果


当现实与计划有少许不相符的情况下,是可以追踪到其缘由的。但当一些靠不住的依赖建立在其他靠不住的依赖之上时,就会极其混乱,根本没法追踪到缘由。


项目计划与项目执行脱节的另一症状是一个计划存在多个版本,造成混乱及责任不清晰,难以问责。 当大部分现实与计划不相符追踪不到缘由,即使有小部分现实与计划偏离能追踪到缘由, 也没法有效地问责,那么项目的失败是必然的。


8Manage远程项目计划与执行管理


借助8Manage PM远程项目管理软件,项目的计划与执行总能合二为一。项目成员可以随时查看项目基线或先前保存的任一状态的计划与执行情况。项目有且只有一个版本的计划(即一个版本的事实),当前计划总是反映项目团队最新的工作进度与可交付成果情况。
 
2、责任划分与工作交付清楚明确
 
将负责人的名字写在项目活动旁边,并不等于有效的承诺。支持项目数据真实性及完整性管理的项目管理工具可以确保任务和承诺的清晰。


当承诺影响其他参与方的工作或可交付成果时,8Manage PM远程项目管理软件将实时通知所有受影响的参与方。


可交付成果的清晰与明确性(如可交付成果被接受或不被接受),会在很大程度上影响团队对其承诺的责任心。最终项目可交付成果变糟糕,往往是中间的可交付成果没法进行度量所致。


而8Manage PM远程项目管理软件将在整个项目的计划和执行过程中贯彻四眼原则(maker-checker 4-eye principle),保持数据的完整和真实,防止人为作伪。


承诺管理是8Manage系统中的核心要素,能够使承诺人明确自己的责任。承诺管理的后果历史记录,可以使项目经理对不同干系人的承诺完成情况进行追踪监管,对他们的工作能力和完成情况进行判断,是分配项目责任的有力依据。


这种方式可让责任及承诺得到适当的加强。当有人更改其承诺时,8Manage会通知其他相关人员。


3、资源与依赖清晰明确
 
支持项目数据真实性及完整性管理的8Manage PM远程项目管理软件通过以下方式帮助项目团队成员管理复杂的项目:


a) 使资源与可交付成果的依赖尽可能明确
b) 自动跟踪间接依赖
c) 自动监测靠不住的依赖并在需要时警告相关人员(如:一个逾期完成的可交付成果会导致其他可交付成果也逾期)


资源共享与依赖会在很大程度上增加远程项目的复杂性。但基于经济方面的考虑,以及由于某些特别资源的匮乏,同一资源有时会被多个项目共享。


而在依赖方面,由于项目的工作分解,使得几乎每个项目都无法避免活动之间或可交付成果之间存在很多的依赖关系。因此,你需要更强大的远程项目管理软件来管理复杂的项目。


在8Manage PM,你可以用活动之间的依赖关系或可交付成果依赖来决定项目时间计划,单个活动可以存在两种依赖关系。系统能检测出有风险的依赖,对被依赖数量最多和次多的负责人发出警示。


同时,8Manage PM能帮助你了解实时的资源状态信息,支持跨部门、跨站点、跨项目的资源分配及有效跟踪其实际使用率,以防资源申请者轻易夸大资源的需求。这样做也会使资源申请者更努力地去估计真正的资源需求及时间。


除了能帮助用户恰当分配资源时间之外,8Manage还能检测到资源技能与需求之间的差距,让资源与需求更加匹配。


远程项目管理最大的挑战在于管理,包括信息管理、人员管理、资源管理、计划管理等等,因此需要有专业的远程项目管理软件辅助业务开展。


支持项目数据真实性及完整性的8Manage PM远程项目管理软件,能极大提高信息的准确率和传递效率,增加项目绩效的透明度和项目人员的责任心。


从企业长远发展来看,具备远程项目管理能力的企业更有利于在不确定风险中活下来,获得持久生命力。现在就来申请8Manage PM免费使用吧!