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新闻与资讯

8Manage PM:如何高效地进行项目沟通管理?

成功的项目管理离不开有效的沟通管理。只有良好的沟通,项目经理才能够获取到足够的信息,可以第一时间发现项目问题,从而控制好项目的各个方面。调查发现,在项目实际运行中,项目经理花在沟通上的时间竟然占到全部工作时间的75%以上。那么,怎样才能保证项目沟通管理是有效的?

项目沟通和日常沟通最大的区别在于项目沟通的目的性更强,往往是针对项目中出现的问题。项目沟通通常需要一个明确的结果。今天与大家分享如何做好项目沟通管理。

在项目实践中,常见的项目管理中的沟通方式可以分为以下三种:

1、管理方面的目的性沟通

包括有项目计划、资源分配、采购申请、变更申请等。

项目开展期间,为了实现项目目标,项目经理和各项目成员之间会产生许多次沟通交流。但特别需要注意:项目沟通必须是双向的。双向是指,接收指令做事的同时有信息反馈。通过反馈,可以确保满足项目及其相关方的信息需求。因此,反馈也可以看作是个监督的过程。

为了项目顺利开展,从项目筹备阶段我们就要做有效的沟通,所以,项目计划、资源分配、采购申请等这些项目前期的准备,都需要经过指定的负责人反馈后才能通过。

反馈的方式有很多,而现在使用项目管理软件管理项目的人越来越多,项目管理软件在沟通管理上做得如何?以广受从业者好评的8Manage PM项目管理系统为例,它有关键消息自动提醒功能,不论是申请、审批、下单还是验收等请求,你都能实时收到通知,提醒你事项的进度,及时反馈,以便开展下一步的工作。

项目中,如果中途变更需求,可能会导致项目前期工作被全部推翻,因此控制变更在项目管理中尤为重要。

而控制变更的最佳手段是与需求方保持密切沟通,经常反馈阶段性成果并测试试用,最好能让需求方完全参与到项目中,及时发现问题并解决。


8Manage PM变更管理

8Manage PM变更管理

在控制变更方面,8Manage PM项目管理系统也有出色的应对方法。其变更管理等于让你的团队拥有了一个透明的沟通平台,用来沟通各类任务、跟踪它们从提出到完成的所有状态。

2、技术方面的目的性沟通

包括有设计方案、评审、测试报告、质量报告、风险报告、项目问题讨论等。

技术方面的目的性沟通与上一节的管理沟通一样,为了保证沟通的有效性,都需要重视项目沟通的四项原则:及时性、准确性、完整性和可理解性。

在项目信息及时性方面,跟人力传递相比,项目管理软件做得更好。8Manage PM项目管理系统的优势在于项目数据的准确性和实时性。系统实时跟踪项目信息,自动检测项目质量及风险,一发现异常马上预警,为你应对问题抢下更多时间。

8Manage PM风险管理
8Manage PM风险管理

在项目过程中,我们会有大量文档传递的情况。平时文档存在本地办公电脑上,有需要时才临时发给相关人,沟通时还需花费时间翻找资料,如果遇到突发情况无法获取到本地办公电脑的文件,许多事可能就麻烦了。

8Manage PM有文档收集功能,更易于项目的文档集中管理,避免文件散落,保护资料完整性,并通过控制团队人员权限解决文档安全共享问题。

8Manage PM项目管理系统还帮助项目最大限度地减少误解,提高团队沟通效率。团队成员可以在系统内对项目某一任务或结果发起讨论或即时聊天,项目文档资料、项目成员都在同一系统上,不需跨平台操作,来龙去脉一目了然,这样有针对性的沟通更有效率。

3、例行性的沟通

包括有个人周报、项目周报、项目进度报告、项目绩效报告等。

例行性的沟通,固定汇报模式和频率。在项目的运行过程中,例行性的沟通是保证项目有效执行,项目成员高绩效的必要手段。目的是保证项目过程中的对项目进展情况的清晰掌握,以便采取有效的改进措施,提高项目的工作效率。

特别要注意的一点是,项目汇报拒绝“报喜不报忧”,必须诚实汇报,让项目经理了解项目的实际情况,而非只是好的情况,让项目经理或领导意识到项目有什么困难需解决。层层瞒报、虚报信息只会令项目陷入更大的麻烦,甚至令项目失败。

个人周报、个人绩效报告该怎么做?在8Manage PM上,团队成员在线填报工时表,就可以汇报任务进度。系统自动跟踪每个项目计划与实际的工作量,从而方便项目经理掌握项目进度,以确保项目顺利进行。

项目总体进度和绩效又怎么监督呢?8Manage PM的一大好处是让项目变得更加可视化。系统动态更新每个项目活动和可交付成果的时间与进度,项目信息与业务实时联动。你可以在项目概览页面上清楚了解项目全局,整个项目是否进行正常,是否需要调整。

8Manage工时表

在项目整个过程中,坚持有效的和经常性的信息沟通对于保证项目顺利进展、识别潜在问题。缺乏有效的沟通与交流,决策传递将会受阻并停滞。

项目沟通管理,最重要的是,确保项目团队明确各自任务,及时解决争议,按期交付项目成果。而借助带有沟通管理功能的项目管理软件8Manage PM,不仅打破项目沟通障碍,使项目信息传递更流畅,还能帮助项目经理更加轻松、高效地实现项目交付。现在就来申请8Manage PM项目管理软件免费试用吧!