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新闻与资讯

8Manage:项目组织管理该如何做好分工?

项目中的任何组织活动都是要人去完成的,所以人是管理中最重要的因素。通过分工能把组织需要达成的目标和计划落实到具体的人,再输入资源、建立制度、辅以文化,是组织形成并正常运行的前提。那么,该如何进行分工?


1、按职能进行分工。根据要达成的目标,将日常性的、重复性的、惯例性的职能工作交由相对固定的人或部门,是分工的第一种模式。比如建筑公司的投标是日常性工作,交由计划部负责,即是一种职能分工。职能分工的关键是范围全覆盖,边界清晰无真空、无重复。


2、按任务进行分工。无论肩负职能的部门,还是管理项目的人,均可分配临时发生的、突发性的、非惯例的工作。一项任务也是一个短期的项目,有明确的起止时间要求。例如,项目部的临设建设,可以交由具有相关性的项目部办公室作为一项任务来落实。任务分工的关键是一个任务只能由一个人负责,其他人只能是配合。


3、按空间进行分工。针对长距离、空间不连续的项目,可以根据空间特点分为若干个工区。每个工区是相对完善的管理组织,项目部通过工区实施管理活动。例如,某野外作业输水管线工程,可按段落分为多个工区,同时作业,项目部居中调度资源、协调各方。按空间分工的关键是分人分资源的同时,要分责任,并且要做好监控。


4、按时间进行分工。对于时间跨度很大或办理过程中涉及不同专业多个环节的时候,可按时间或流程进行分工。例如,负责办理建设审批手续的人,会负责立项、考研、地勘、施设等不同阶段,流程和时间都很长,需要同一个人参与到不同的阶段。按时间分工的关键是要有一个总牵头人、总责任人,负责全过程的监督、检查和协调。


无论哪一种分工,都需要把某一方面的工作清晰地交由一个人或一个部门来执行。为了确保“分工”得到落实,可通过8Manage PM项目管理系统,进行最科学的人员安排,明晰人员分工,确保项目的顺利开展。



8Manage 的WBS(工作结构分解),能够清晰每个任务时间、负责人、执行内容、风险等情况,自动检测分配到项目活动中每个资源的技能差距以最大限度地减少不匹配的情况,把项目的任务指派给特定的项目成员。同时,支持团队沟通并实时提供团队沟通信息,充分发挥团队智慧,做出更有效的项目决策。


另外,通过项目管理系统可按照区域、部门、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况。系统支持定义项目资源角色和资源均衡管理以更好地管理和调用人力等资源。同时,8Manage 提供各种资源计划与使用报表,根据这些报表项目人员可清晰地了解在项目进展中所有资源的计划分配情况,实际分配情况以及实际使用情况。


在项目管理中,8Manage不仅能帮助企业进行高效的分工,更能对客户、合同、项目、资源、活动、采购、交付、成本及收款等进行一站式管理,实时跟踪监控项目的全过程,有效管理项目范围与需求、收入与成本、质量、沟通、资源、风险及变更等,帮助企业实现高效项目管理。


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