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方案

服务型企业的资源管理

服务行业范围广泛,涵盖范围从 IT 和营销到法律和会计的各种行业。尽管这些行业的性质各不相同,但每个团队领导和项目经理都受益于采用战略方法进行资源和容量规划。


资源是服务型企业完成任务必须的东西,资源通常指人员,但也包括设备和材料等。由于服务型企业最高的成本是资源费用,因此他们的管理者必须有策略地部署这些资源,并在执行时作出有效的动态资源管理。


以下是服务型企业最常见的的五大挑战:


1.  计费小时数不足


挑战:

最大化每位员工的计费小时数对于维持服务型企业的现金流和增加利润至关重要。时间是服务型企业的存货,它是一种易腐烂的资源,一秒变坏。常见问题是快节奏的工作环境导致错过计费时间。举个例子,与客户在线沟通或解决问题的时间受到忽视,好几个小时没有记录下来,这些小时数加起来是个可观的数字。另一常见问题是有的员工分配的可计费工作过多,有的过少,但过度分配的员工每天计费的时间上限为 8 小时,而可计费工作过少的员工有空闲时间但没法计费。

 

解决方法:

最大限度地提高员工的计费时间实际意味着更好的项目资源和工时管理。使用 8Manage , 您可以更有效地敦促员工记录他们容易忘记计费的时间。使用 8Manage,您可以更有效地平衡资源,把超负荷员工的工作重新分配到没有足够可计费工作的员工。






2.  缺乏技能管理

挑战:

仅仅拥有资源是不够的,他们还应该具备成功完成项目需求所需的技能组合,并且具备对整个组织有用的技能组合。 在不考虑他们的技能的情况下分配资源最终会浪费时间。

 

解决方法:

8Manage 定义所需的技能组合,系统会自动将技能管理应用于招聘申请、人员简历、面试评估、培训评估、项目资源匹配、绩效评估和继任规划。 8Manage 能让技能管理成为企业资源管理的组成部分。






3.  共享资源的能力不足


挑战:

共享资源是指有用资源同时为两个或以上的项目或客户工作,这在服务行业很常见。对于一些十分专业或十分有经验的资源,共享是必须的,因为他们的成本很高而且难找。但很多服务型企业没有管控好共享资源的工作负荷。举个例子,项目 A 与项目 B 都在同一个月需要一个架构师,同一个架构师的前半个月被分配到项目 A,而后半个月被分配到项目 B。但两个项目开展以后,项目 A 延迟了半个月,而项目 B 没有延迟,项目 A 和项目 B 因此产生资源冲突。

 

解决方法:

任何服务型企业公司,无论大小,在其资源管理过程中都会在某种程度上遇到这些问题。问题的源头是这些企业使用过时的静态填表式的资源管理工具。 8Manage 不但可以在资源规划时自动基于时间和技能匹配适合的可用资源,还可以在工作执行时动态自动侦察到资源冲突并重新匹配适合的可用资源。


资源费用是服务型企业最重要的成本,坚持使用老旧的资源管理工具是因小失大的做法。






4.  规划持续的资源需求


挑战:

经营一家服务企业意味着在处理当前项目和规划未来工作之间平衡您的时间。


客户的预算可能因各种原因突然终止、扩大或开始。在 COVID-19 后的世界中,这些起伏似乎比以前更加剧烈。如果您没有计划停机时间或需求增加,您的某些业务领域可能会受到影响。例如,在营销机构中,对设计团队的需求可能会超出其能力,而策略或制作团队的工作量却不足。这可能会影响您的项目计划和计费时间,这两者最终都会影响您的利润。


需求问题源于销售渠道的不一致。 这可能是因为公司合作的公司类型过度专业化,或者业务开发流程不当。

 

解决方法:

吸引潜在客户并产生稳定需求的最佳方法之一是改善您的销售渠道。要考虑的一个关键因素是基于收入而不是账户数量的每月或每季度的客户流失率。使用 8Manage 数据来确定销售漏斗中的最强点和最弱点。例如,如果您知道您的大多数客户在访问目标网页后离开了您的网站,那么就在该阶段想办法提高参与度。这可能涉及在页面上添加视频、收紧副本或引导潜在客户获得免费咨询或首次服务折扣。






5.  招聘和培训


挑战:

对服务企业来说,您可能需要招聘新员工来帮助抵消项目负担,但招聘也会在短期内为您和您的团队创造更多的工作。


我们必须不断平衡员工招聘和入职。您不仅需要寻找、审查和面试候选人,还必须对他们进行培训,这需要大量不可计费的时间和资源。此外,新员工可能需要数周或数月的时间才能开始计费并为公司创造收入,这取决于新员工的经验水平。

 

解决方法:

为了防止收入和工作机会的损失,你可以使用 8Manage 去缩短公司的招聘和培训时间,增加流程中的制衡可能也会有所帮助。考虑在职位描述中澄清工作范围,为候选人撒下更广泛的网络,或者进行更彻底的面试。这些步骤可以帮助您找到更有经验的候选人。


在培训方面,使用 8Manage 可以帮助加快这一过程。你可以使用 8Manage 的 e-Learning 来开展用于内部目的课程。

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国家电网实验室
上线 8Manage FAS系统后,国家电网实验室电力科学研究院安全实验室从进度、文档、费用等强化对外包项目的管控,同时打通商务与项目管理,规范化管理外包业务,提升企业运行效率。
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近日,阳煤集团化工研究院成功与8Manage签约,8Manage为其提供项目管理与办公自动化解决方案,以实现项目一体化管理和信息化协同办公。
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