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方案

供应商管理

1.  供应商数据


挑战:

不少企业的供应商数据仍保存在 ERP、AP  等独立存在的系统中,其供应商数据仍然零散且管理不善。没有好的数据,企业将缺乏洞察力和可操作性。

 

建立一个坚实的数据基础需要两个关键东西:协作和自动化。数据质量是一个企业范围的问题,任何可持续的解决方案都必须是跨职能的。采购部门应该与公司中能够访问重要数据的其他团队合作,适时解决问题。

  

当采购与组织中的其他团队协作时,数据量可能很大。寻找数据需要时间,而且随着数据量呈指数级增长(一些研究称每年增长 40%),收集数据所需的时间也在增加。数据是一种短暂资源,为了跟上时代,公司需要自动化。对于需要由供应商手动更新的门户,信息实时不太可能, 坚实的数据基础需要自动化。有了坚实的数据基础,就需要收集、分类和分析来自整个组织的质量数据。无论您的组织需要削减成本、提高效率还是快速扩大产出,供应商支持的敏捷都需要准确的供应商数据。


解决方法:

使用类似 8Manage SRM 的实时供应商管理软件,全面收集供应商数据。这类系统既能实时将所有供应商质量数据(包括基本信息、资格审核信息、投标/报价/竞价资格预审、合同/交收/付款、绩效信息)和相关文档保存在同一个数据库中,又能自动跟踪和存储审核结果和 KPI 信息(如迟交率及时长、拒收率及数量)。






2.  商品的质量和准确性


挑战:

商品的质量和准确性问题是买家经常抱怨的内容。 想象一下,您是国内买家,从国外供应商处采购。商品需要 25 - 35 天才能送达收货地址。如果您最终收到商品但商品短缺甚至有些损坏,那么您肯定会很生气。买方和供应商很容易因此产生摩擦。 买方抱怨供应商延迟发货,还出现商品短缺甚至损害的问题。 供应商抱怨买方没有给他们足够的时间下发采购订单通知,甚至还说商品立马要。


解决方法:

8Manage SRM 提供质量协议和计划功能,让您和供应商建立一个商定和粘合的质量标准,那样双方都能对此负责。质量协议和计划减少了混乱并改善沟通,因为每一方都清楚对方的期望以及自身职责。 最重要的是,如果出现问题,您知道自己有什么应对计划。


8Manage SRM 还可以提高供应链的可见度。双方都能知道产品的确切位置。发货途中的问题信息透过 8Manage SRM 被共享,使规划过程更加容易。 采购员/计划员因而能更好地预测交货时间并准确地进行订单计数。






3.  服务水平协议 (SLA)


挑战:

一直以来人们认为服务质量很难定义和衡量,因为服务固有的无形性质,且往往是主观体验。因此,供应商通常不会随意向买方作出承诺, 反而就不同的服务水平提供不同的服务价格,况且有些服务水平(如故障发生后,供应维修团队必须一小时内赶到现场)哪怕服务价格更高也不一定能做到。由于上述原因,制定一份服务水平协议(SLA)非常重要,该协议清晰地说明了您将与供应商开展的业务的商定服务规则,并且建立在采购合同的基础上。服务水平协议( SLA ) 能清楚地向供应商表明您打算在协议有效期内与他们打交道,使他们能够规划业务和资源以满足您的需求。


解决方法:

8Manage SRM 提供服务水平协议(SLA)与罚款管理,您可以按需创建服务适用的服务规则与罚款机制,系统会自动实时追踪实际执行结果并自动计算罚款结果。


8Manage SRM 支持根据服务水平协议(SLA)设置每个可交付成果的衡量指标。在采购合同实际执行过程中,系统会根据质量水平协议实时检测实际交付的偏差,发出偏差提醒,自动计算罚金发出惩罚通知。






4.  供应商评估


挑战:

有效的供应商评估过程有以下特征:供应商和买家都容易理解的测量和目标,根据贵公司的战略重点加权的 KPI,与供应商就要应用的测量进行讨论并达成协议,评估测量和结果的图形可视化改进,绩效的认可和奖励制度。上述特征将确保评估过程大体客观,并为您的供应商和您的公司带来好处。


有效的供应商评估不一定很困难,但至关重要的是保持专注并避免犯下可能侵蚀利益的典型错误,其中最常见的错误有:

  • 约定的测量值的使用不一致
  • 未能向供应商提供有关绩效的定期反馈
  • 忽视供应商对绩效讨论的投入
  • 未能让供应商参与确定衡量标准
  • 使用过于复杂的 KPI 和指标


解决方法:

8Manage SRM 供应商管理软件支持用户按需为被评估的供应商设置绩效评估问卷,系统会自动把问卷发送给用户指定的被评估人,并根据问卷上每个回答的预设分数自动计算结果。

用户可依据绩效评估结果把表现优秀的供应商升级,把表现不好的降级,甚至列入黑名单。






5.  战略关系


挑战:

战略供应商关系对于创新和保持竞争力至关重要。很多企业现在才开始意识到,他们必须与供应商整合和合作才能保持竞争力,才能朝着卓越采购迈出下一步。 供应商管理不是一个新话题,但它一直是采购职能的继子。不少企业还是没有一套系统的方法来选择战略供应商,并与他们建立战略关系。


解决方法:

8Manage SRM 能为企业提供帮助更好管理供应商关系的工具。


跟踪所有关键的沟通和承诺记录

为了与供应商维系良好的长期关系,企业必须通过企业记忆(而非个人记忆)来记录其与供应商的关键沟通和承诺记录。8Manage 供应商关系管理系统能为企业提供记录机制,记录企业与每个供应商之间的沟通和承诺,企业可以按照时间顺序查看这些记录。

清晰、便捷地跟踪讨论过和承诺过的内容,可以加强同公司内部所有人的企业记忆,并确保他们都言行一致。


供应商作为团队成员

沟通对于培养关系非常重要。8Manage SRM 系统能为外包活动提供社交分享、实时聊天、论坛等沟通工具。

在项目中,8Manage SRM 同时也允许企业员工与外包商组成相关的团队,作为团队成员一起工作、讨论。


跟踪所有问题

8Manage SRM 供应商管理软件支持对问题和行动进行集中跟踪,并提供自动提醒和上报机制。

奖惩管理

8Manage SRM 的合同服务水平协议管理(SLA)实时功能可以及时检测出已承诺与已交付之间的差异,避免出现过度承诺与交付不足的问题。8Manage SRM 还可以服务水平协议(SLA)及可交付成果的结果,自动计算出供应商的奖与惩。

他们都在使用 8Manage
健业纺织
基于8Manage SPM采购管理系统全面的电子化采购流程,健业纺织通过科学的比价方法以及供应商信息的最终,实现对供应商统一、规范管理,快速“锁定”优质供应商。
中华商务印务
深圳中华商务安全印务股份有限公司借助8Manage SPM(采购与供应商管理)系统,搭建采购与供应商一体化管理平台,实现集团内部多公司的采购统一管理,提升集团的采购效益。
融旗建设
福建省融旗建设工程有限公司借助8Manage SPM(采购与供应商管理)系统,搭建信息化的采购管理平台,实现采购流程规范化、透明化管理,并对供应商进行全方位管理。