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成功案例

电信项目管理

挑战


据称,电信行业的项目经理正面临艰难的时期。运营商之间激烈的竞争迫使企业改变战略、改变目标、迫切寻求竞争优势(新技术、新服务和产品)、缩短进入市场的时间。这意味着战略突然转变、项目范围变更、约束变更和项目里程碑变更。

系统之间的复杂性和相互依赖,加上预算压缩,引发数个以最终确定项目范围和需求为目标的返工周期,妨碍项目经理完成关于综合影响分析和工作量评估的项目管理计划。由危机和财务短缺导致的公司变革、并购、联合、重组、业务部门解散构成了整幅画面。


在这种不稳定的环境下,推动成功项目需要灵活性、着眼未来的态度和对高级项目管理方法的熟练掌握。因此,电信行业的项目经理应结合传统技巧和专家技巧,例如变更管理、利害关系人满意度、虚拟团队管理、日程安排和成本压缩。为了确保所有利害关系人和团队之间保持一致,以及监控问题和/或方案变更变的预警,有效沟通必不可少。文化差异、地理距离和不同的利害关系人需求也要考虑在内。在整个项目过程中,强有力的风险管理流程、每隔很短一段时间召开战略制定和审查会议也是必要条件。这意味着不断挑战和验证假设,同时为降低变更影响制定多个方案。



解决方案


范围和需求管理

8Manage PM 集中范围和需求管理,提供需求申请来捕获、过滤、阐明和验证需求,同时提供需求矩阵来处理需求、跟踪需求从开始到完成的进展。8Manage PM 现状调查功能可用于检测范围沟通问题和需求不稳定问题。需求审核和接受是自动跟踪的,需求变更必须经过严格的变更控制流程。


8Manage PM 还提供实时显示组件,用于分析和显示需求管理信息。


时间管理

8Manage PM 自动跟踪每个项目活动和可交付成果的时间和进度。较低级别的活动和可交付成果的完成百分比自动聚集到较高级别的活动中。逾期活动和可交付成果会有标记,提醒短信会发送给受影响的利害关系人。8Manage PM 始终跟踪原始计划时间、最新计划时间和实际完成时间,突出其中的差异。


8Manage PM 跟踪项目计划的多个基线(版本)。


收入和成本管理

8Manage PM 在活动层面和项目层面提供综合收入、成本预算和跟踪功能,通过销售订单和合同全面跟踪项目收入,通过时间表、费用、采购订单、发票和付款全面跟踪项目成本。


8Manage PM 提供以下项目会计功能:

  • 项目定义的、连接到会计科目表的成本分类
  • 根据销售订单和合同自动计算收入
  • 根据订单和合同中的付款条款自动生成客户发票
  • 基于工时表自动计算人工成本
  • 基于采购订单和合同自动计算招采成本
  • 基于费用报告自动计算费用
  • 根据采购计划和采购订单自动检查供应商发票
  • 发票时效和逾期管理
  • 发票和付款联动
  • 预算偏差检测和重新预测
  • 项目收入和成本与机构收入和成本的实时联动


质量管理

8Manage PM 提供质量指标功能,支持项目经理设定衡量目标,评估增量和最终可交付成果的质量。8Manage PM还支持项目经理设定不同的规则,并在可交付成果创建和终结过程中,对质量控制进行审核和审批。


8Manage PM 现状调查功能可用于检测流程问题和可交付成果质量问题,实时概览可用于实时有效地传播质量指标、审核和审批、现状调查信息,这样质量问题和成果就能尽早被所有人看到。


沟通管理

为促进项目沟通,8Manage PM 实现了如下内容的自动化:

  • 自动提醒和通知
  • 自动生成和交付项目周报
  • 即时通讯
  • 讨论论坛
  • 现状调查


8Manage PM 支持可交付成果的迭代审核和验收,支持沟通过程中的短期迭代需求,从而解决复杂的问题。另外,8Manage PM 促进结构化沟通,提供实时信息,鼓励团队做出明智决定。


8Manage PM 最强大的沟通工具是数据敏捷和精确,这有助于大幅减少项目的沟通错误,加强团队合作和提高效率。


资源管理

8Manage PM 提供在多个站点、内部机构、项目和活动中搜索资源、申请资源、分配资源和跟踪资源的功能。8Manage PM 还提供高级的资源管理功能,如项目定义的资源角色和资源均衡。


8Manage PM 资源管理功能包括:

  • 基于技能和可用性跨网站和内部机构自动搜索资源
  • 促进和跟踪资源供应、资源分配和资源使用
  • 资源分配实现成本估算和预算编制自动化
  • 资源计划使用与实际使用的比较
  • 自动检测资源超载和资源不足


8Manage PM 还提供丰富的资源规划和使用报告,这样你就能在可交付成果、活动和项目层面分析资源供应、资源分配和实际使用情况。


风险管理

8Manage PM 自动检测系统的计划进度、成本、资源和质量风险,以及这些因素带来的影响,并从现有影响中推断最终影响,这样风险没有得到适当管理的话,人们就能看到损失的严重程度。


8Manage PM 还提供完整统一的风险登记册,用于记录用户识别的风险,并跟踪风险开始到结束全过程。风险登记册中,在采取确切行动之前与之后,每种风险都会按发生几率高低和影响力高低进行分类和评估,这样人们就能轻松了解风险应对行动的效果。


招采管理

8Manage PM 支持活动和项目层面的电子供应商管理、电子投标和电子招采。招标采购过程由规则驱动,其安全性和完整性受到系统良好的控制。对于招采,8Manage PM 支持采购计划、采购订单、发票和付款管理,同时支持招采承包、分包和外包。


8Manage PM 支持基于项目的招采。庞大而复杂的招采任务可以是包含各类招采活动的项目。招采信息将根据项目工作分解结构(WBS)和计划进度进行汇总,资源和依赖可使用项目管理规程进行管理。


问题管理

8Manage PM 支持在活动和项目层面提出问题、分配问题、应对问题、跟踪问题、上报问题和关闭问题,支持问题与风险、变更请求和行动联动。8Manage PM 提供问题地图,支持用户遍历围绕问题的联动。上报的问题将以红色标记,被上报的人必须告知已收到上报的问题。在低级活动中提出的问题会自动聚集到高级活动和项目中。


变更管理

8Manage PM 提供变更请求功能,支持用户记录和管理变更。每个变更请求包含以下信息:

  • 发现位置
  • 计划
  • 工作订单
  • 决心
  • 影响


在项目 WBS 结构变更期间,变更请求可用于变更信息记录,变更影响信息将与变更请求永久关联。当人们需要查明特定变更请求或一组变更请求的变更影响时,他们可以在系统中输入变更请求序号,系统将提供变更影响信息。


企业协作

在电信环境中,项目经理常常需要与不同的机构(如利害关系人机构、项目团队机构、供应商和分包机构、政府和媒体机构)合作。8Manage PM 为个人和团体的协调和互动奠定了基础,其主要的协作功能描述如下:

  • 面向项目的功能性机构管理
  • 用于申请、提交、交付和验收的通用语言
  • 内部机构、委员会和站点的协调与管理
  • 客户、合作伙伴和供应商的协调与管理
  • 跨机构的沟通和升级管理


8Manage PM 为沟通状态、识别问题和跟踪必要行动提供了以下概览:


  • 总概览
  • 成本概览
  • 阶段信息概览
  • 资源概览
  • 依赖概览
  • 可交付成果概览
  • 风险概览
  • 需求变更概览
  • 现状调查概览
  • 关键措施与比较概览

8Manage PM 还为查看项目、文档库、提醒、订单、采购订单、变更请求等提供各种实时显示组件。



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