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方案

银行项目管理方案

挑战


在银行业,许多项目需要深入的领域特殊技能,资源不像其他行业那样可以相互替换,变化不断发生。管理银行业项目的挑战包括:


过度依赖敏捷

金融服务有许多关于敏捷的精彩用例,甚至是将敏捷技术融入其他项目管理方法的用例。但是,太多高层决策者把敏捷当做一系列项目的灵丹妙药——特别是有IT背景的决策者。在多数情况下,这种想法是不对的,在金融服务领域尤其如此。在金融服务领域,必备资料、严密性和纪律性是项目交付可靠功能的关键,这些项目将会受到客户和监管机构的审查。与此同时,银行发现自己正在快速交付额外费用。但风险和监管是他们工作的重要组成部分。


最佳项目管理方法总是定制

即便在银行业这样的部门,不同的机构在架构、资源和需求方面也会非常不同。期望两家规模差不多的银行用同样的方式承接相同类型的项目,这是十分疯狂的。加上不同的子行业、崭露头角但形象可能截然不同的金融科技企业和传统型企业,这种定制需求变得更加迫切。


难以找到控制和敏捷的准确平衡点

对于金融服务领域(和更广泛领域)的许多企业来说,拥有内部资源和招揽承包商承担项目工作量之间存在着紧张关系。如果你给项目团队提供充足资源,所有事情突然间看起来都像是“项目”,因为经理看到从预算中减少工作量的机会。如果你依赖于承包商,可用性和成本就会成为重要的因素——尤其是在内部“工作台”有限的情况下。


没有所谓的" 项目管理办公室(PMO)"

我们一直知道 PMO 有多种类型。但 PMO 的运行方式、产出和授权在银行业中大有不同。讽刺的是,许多高级利害关系人会阻碍敏捷方法的采用,但他们仍旧期待关于项目组合进展的结构化报告,即便他们没有协调 PMO 的资源。只能咬紧牙关挺过去……


金融服务业迫切需要改革项目

尽管需求迫切,但金融服务业不愿意改变,无论是在技术层面还是文化层面,但它不是唯一处于这种境地的行业。领导认同通常很好,但深入到机构,经理需要更具体的指导,关于变更项目的需求和如何执行变更项目方面的指导。



解决方案


8Manage PMO 提供单项目和多项目管理。8Manage PMO 由熟悉银行业环境的人设计,特别适合银行使用。8Manage PMO 可以保护项目数据完整性,让人们保持诚信。这对任何行业都是有用的,特别是银行业。


管理和规则

为有效监控多个项目,PMO经常需要执行某些策略和规则。 8Manage PMO 是个规则驱动的系统,支持在项目计划和执行过程中选择性执行规则。它为以下领域提供一套丰富的可配置规则和控制装置,这些规则和控制装置可根据企业级、计划级和项目级需求进行组织安排:

  • 目标和关键成功因素
  • 范围控制和相位测量
  • 时间和资源控制
  • 成本分类和控制
  • 审核和验收流程
  • 质量控制
  • 悬而未决问题控制
  • 变更控制
  • 招采控制
  • 收益值法
  • 沟通、提醒和上报规则


除了为测量和控制提供有效的规则机制外,8Manage PMO 还提供匿名现状调查,旨在找出人们对计划或项目健康状况的看法,并为维护计划或项目健康状况收集有用的信息。


项目请求和优先级

如果项目请求和优先级得到正确的管理,那么多项目或多计划管理就会变得更可预测。8Manage 提供项目请求功能,支持请求方和负责委员会在最终确定优先级之前进行适当的沟通、调查和评估成本效益、风险和影响。


优先级需要对成本效益、关键资源可用性和风险管理进行多维度的评估,8Manage 提供的投资注意事项功能支持管理团队查看新项目请求和现有项目,进而在整体上做出适当的评估、权衡和优先级排序。


在新项目请求获得审批并成为正式项目后,投资注意事项功能还可以继续监控计划进度与实际进度、风险、计划投资回收率与实际投资回收率。


单项目和多项目结构化协作

面向项目和计划的协作功能可以决定多项目或多计划管理的成败。8Manage 为个人和团体的协调与沟通提供了基础,其面向项目和计划的主要协作功能描述如下:

  • 面向项目和计划的功能性机构管理
  • 用于项目和计划可交付成果申请、提交、交付和验收的通用语言
  • 内部机构、委员会和站点的协调与管理
  • 客户、合作伙伴和供应商的协调与管理
  • 跨机构的沟通和升级管理


8Manage 面向项目和计划的协作功能,结合问责制和明确结果管理功能,两者将为机构创造高效的计划管理能力。


单项目和多项目范围和需求管理

8Manage PMO 将范围和需求管理集中于计划级和项目级,提供需求申请来捕获、过滤、阐明和验证需求,同时提供需求矩阵来处理需求、跟踪需求从开始到完成的过程。项目级需求信息会自动实时地聚集到计划级。


8Manage 现状调查功能可用于检测计划级和项目级范围沟通问题和需求不稳定性问题。自动跟踪需求审核和接受,需求变更必须经过严格的变更控制流程。8Manage 还提供实时显示组件,用于分析和显示需求管理信息。


单项目和多项目时间管理

8Manage PMO 自动跟踪每个项目活动和可交付成果的时间和进度。较低级别的活动和可交付成果的完成百分比自动聚集到较高级别的活动、项目和计划中。逾期活动和可交付成果会有标记,提醒短信会自动发送给受影响的利害关系人。


8Manage PMO 始终跟踪原始计划时间、最新计划时间和实际完成时间,突出差异。8Manage PMO 还能跟踪项目计划的多个基线(版本)。


单项目和多项目依赖管理

8Manage PMO 支持项目级和计划级的强制依赖与自由决定依赖和跟踪,同时支持对项目级和计划级关键资源和共享资源的依赖和跟踪。对于每个活动或可交付成果,8Manage 跟踪所有的直接依赖和间接依赖。如果依赖落后于预先定义的容许限度,依赖图标会变成红色。


8Manage PMO 支持依赖(其他人依赖于我)跟踪,确保每个可交付成果的负责人能够理解变更对其他人的影响。


单项目和多项目成本管理

8Manage PMO 提供活动、项目和计划级的综合收入、成本预算和跟踪功能,通过销售订单和合同全面跟踪项目收入,通过时间表、费用、采购订单、发票和付款全面跟踪项目成本。


8Manage PMO提供下列项目和计划会计功能:

  • 连接会计科目表、计划定义的成本分类
  • 基于工时表自动计算人工成本
  • 基于采购订单和合同自动计算招采成本
  • 基于费用报告自动计算费用
  • 根据采购计划和采购订单自动检查供应商发票
  • 发票时效和逾期管理
  • 发票和付款联动
  • 预算偏差检测和重新预测
  • 项目成本和计划成本的实时联动


多项目质量管理

8Manage PMO 提供质量指标功能,支持项目经理设定测量目标,测量增量的和最终的可交付成果质量。8Manage PMO 还支持计划经理为计划设定不同的规则,并在计划下项目的可交付成果创建和终结过程中,对质量控制进行审核和审批。


8Manage 现状调查功能可用于检测流程问题和可交付成果的质量问题,实时概览可用于实时有效地传播质量指标、审核和审批、现状调查信息,这样质量问题和成果就能尽早被所有人看到。


单项目和多项目沟通管理

8Manage PMO 实现了如下内容的自动化,促进项目和计划的沟通:

  • 自动提醒和通知
  • 自动生成和交付项目周报
  • 即时通讯
  • 讨论论坛
  • 现状调查


8Manage PMO 支持可交付成果的迭代审核和验收,支持沟通过程中的短期迭代需求,进而解决复杂的问题。另外,8Manage促进结构化沟通,提供实时信息,鼓励团队做出明智的决定。


8Manage 最强大的沟通工具是数据敏捷和精确,这有助于大幅减少项目和计划中的沟通错误,加强团队合作和提高效率。


单项目和多项目资源管理

8Manage PMO 提供在多个站点、内部机构、活动和计划中搜索、申请、分配和跟踪资源的功能。8Manage 还提供高级的资源管理功能,如计划定义的资源角色和资源均衡。


8Manage PMO 资源管理功能包括:

  • 基于技能和可用性跨网站和内部机构自动搜索资源
  • 促进和跟踪资源供应、资源分配和资源使用
  • 资源分配实现成本估算和预算编制自动化
  • 资源计划使用与实际使用的比较
  • 自动检测资源超载和资源不足


8Manage PMO 还提供丰富的资源规划和使用报告,这样你就能分析可交付成果、活动、项目和计划的资源供应、资源分配和资源使用。


单项目和多项目风险管理

8Manage PMO 自动检测系统的计划进度、成本、资源和质量风险,以及这些因素带来的影响,并从现有影响中推断最终影响,这样风险没有得到适当管理的话,人们就能看到损失的严重程度。


8Manage PMO 还提供集成的风险登记册,用于记录用户识别的风险,并跟踪风险开始到结束全过程。风险登记册中,在确切行动采取之前与之后,每种风险都会按发生几率高低和影响力高低进行分类和评估,这样人们就能轻松了解风险应对行动的效果。


所有风险信息将自动实时地从项目级聚集到计划级。


单项目和多项目招采管理

8Manage PMO 支持活动,项目和计划级的电子供应商管理、电子投标和电子招采。招标采购过程由规则驱动,其安全性和完整性受到系统良好的控制。对于招采,8Manage 支持采购计划、采购订单、发票和付款管理,同时支持招采承包、分包和外包。


8Manage PMO 支持基于项目和计划的招采。庞大而复杂的招采任务可以是包含不同类型招采活动的项目。招采信息将根据项目 WBS 结构和计划进度进行汇总,资源和依赖可使用项目和计划管理规程进行管理。


单项目和多项目问题管理

8Manage PMO 支持针对活动、项目和计划提出、分配、应对、跟踪、上报和关闭问题,支持问题与风险、变更请求和行动联动。8Manage 提供问题地图,支持用户遍历围绕问题的联动。上报的问题将以红色标记,被上报的人必须告知已收到上报的问题。低级活动中提出的问题会自动聚集到高级活动、项目和计划中。


单项目和多项目变更管理

8Manage PMO 提供变更请求功能,支持用户记录和管理变更。变更请求包含以下信息:

  • 发现位置
  • 计划
  • 工作订单
  • 决心
  • 影响


每个变更请求可以是以下任意一种状态:

  • 已分配
  • 职责已接收
  • 提案已提交
  • 决心已提交
  • 决心已接收
  • 关闭


在项目 WBS 变更期间,变更请求可用于变更信息记录,变更影响信息将与变更请求永久关联。当人们需要查明特定变更请求或一组变更请求的变更影响时,他们可以在系统中输入变更请求序号,系统将提供变更影响信息。所有变更请求都会自动实时地从项目级聚集到计划级。


单项目和多项目实时监控与跟踪

8Manage PMO 为沟通状态、识别问题和跟踪必要行动提供以下概览:

  • 总概览
  • 成本概览
  • 阶段信息概览
  • 资源概览
  • 依赖概览
  • 可交付成果概览
  • 风险概览
  • 需求变更概览
  • 现状调查概览
  • 关键措施与比较概览


8Manage PMO 为上面提到的每个实时概览提供单独的项目视图和聚合的计划视图。


多项目关键成功因素管理

8Manage PMO 的设计者熟知无形因素的重要性,这些因素严重影响项目和计划的成功。设计者还为 8Manage 设计了用于这些关键成功因素管理的内置功能。内置功能将帮助项目经理和计划经理了解他们在哪些重要但不容易察觉的因素上做得不够。


8Manage PMO 支持项目经理和计划经理选择适合他们环境的关键成功因素。8Manage 还机智地整合了最重要的成功因素和最重要的失败因素,这样计划和项目经理只需要集中精力处理少数几个关键因素。举个例子,8Manage 可以整合以下5个最需要关注的因素:


五大成功因素:

  • 用户参与
  • 主管支持
  • 需求陈述清晰
  • 规划合理
  • 期待合乎实际


十大失败因素:

  • 需求不完整
  • 缺乏用户参与
  • 缺乏资源
  • 期待不太符合实际
  • 缺乏主管支持
  • 改变需求和参数
  • 缺乏规划
  • 没有/缺乏IT管理
  • 技术能力不足


8Manage 有效管理少数重要因素的关键在于知道如何衡量这些难以衡量的因素。衡量有助于计划和项目经理看到他们的不足之处,还能利用他们的环境知识和解决问题技能来改善情况。如果没有衡量,大部分时间计划和项目经理甚至不会意识到他们在某些重要领域做得不够好的事实。


多项目业务地图

8Manage PMO 提供业务地图功能,支持计划经理在一个屏幕上监控计划中所有的项目。业务地图还支持主管在一个屏幕上查看整个企业所有的计划和项目。反映在业务地图上的信息是从最低水平的交易(如申请、交付、验收)实时聚集到最高水平的交易中的,因此信息不仅具有即时性,而且能够实时深入了解细节。使用 8Manage,可交付成果只能在8Manage平台上完成/验收,因此反映在业务地图上的信息准确、精确和敏捷。


业务地图支持机构高层了解机构的中低层,同时为中低层提供可见性,使他们能够凭借良好的表现脱颖而出。清晰、即时、可靠的信息能让人们保持诚信,这样每个人都能专注问题解决和生产,而不是搞拉拢活动。


通过与 8Manage PMO 其他附加模块相结合,PMO 业务地图能变成企业业务地图,该地图支持高管监控企业内不同业务组合和项目的绩效。附加模块之后的变更并不是业务地图的基本功能,而是面向特定业务的功能。


8Manage PMO 业务图一样,企业业务图支持机构高层了解机构中低层,同时为中低层提供可见性,使他们能够凭借良好的表现脱颖而出。清晰、即时、可靠的信息能让人们保持诚信,这样每个人都能专注于问题解决和生产,而不是搞拉拢活动。


他们都在使用 8Manage
中投证券
近日,中国中投证券有限责任公司与8Manage签约,上线8Manage项目管理系统,以实现项目需求、计划、资源等项目全管理流程,提升企业运营管理效益。
ING
近日,ING签约8Manage,借8Manage先进的外包管理平台以及项目管理平台,对外包服务商进行跟踪,保障保险业务的服务质量,提升消费者的满意度。
马来西亚安联银行
马来西亚安联银行借助 8Manage PM 完成项目管理升级,推进项目精细、透明的一体化管理,提升管理效益。