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成功案例

公用事业电子采购方案

挑战


过去几十年,公用事业行业发生了重大变化。能源需求的转变导致企业利润率的波动,但不是运营成本的波动。

许多公用事业公司通过后勤部门流程自动化来削减成本,比如招采流程自动化。

 

在招采活动中,人工招采会产生盲点。由于公共事业公司的业务结构,这可能会给它们造成带来更大的损害。调查结果显示,与美国其他行业的机构相比,公用事业机构拥有的集中式招采流程往往更少,见图 2。分散式招采有时会导致更低的支出可见性以及招采与会计之间更低的效率,特别是企业没有电子招采解决方案时。


低自动化和不连贯招采流程的结合限制了企业对不同团队和位置的支出数据与招采活动的了解,导致更高比率的招采相关问题和数据差异。研究结果证实了这一问题的存在——当被问及对招采流程改进的期望时,公用事业行业的机构最关注的是提高支出可见性和数据准确性。


可见性和数据准确性是公共事业公司最关心的问题,鉴于该行业倾向于严重依赖基于预算和基于项目的招采策略,这个事实并不令人惊讶。保持预算和项目一致需要在申请人、审批人和供应商之间保持高透明度、高度控制和高频沟通。研究结果表明,电子招采自动化能够带来许多公共事业公司寻求的招采改进,包括招采流程的控制和可见性。


电子招采还有许多能够改进公用事业公司流程的其他方法,比如提供全面的招采订单管理工具,该工具结合了内部预算控制。以下部分将探讨专为公用事业公司量身定做的电子招采软件。



解决方案


8Manage 电子招采 具备请购单创建和工作流工具、供应商产品信息获取、采购订单创建工具、订单生命周期管理、与会计和企业资源计划(ERP)系统集成等功能。8Manage 电子招采在许多 P2P 领域提供广泛的控制,包括审批流程。由于这种控制,管理员能够创建详细的布线和审批结构,进而快速发送文档,维护敏感财务数据的安全性。此外,机构能够配置对系统基于角色的访问,或根据支出类别限制某些采购。


除了提供支出控制之外,8Manage 电子招采还能提供平台上所有活动的可见性。审核跟踪记录覆盖整个采购申请和采购生命周期,管理员和审批人能在任何时候实时查看审批状态和订单状态。这消除了经常在人工流程中出现的 P2P 生命周期盲点,有助于在未来的审计中遵守法规。


8Manage 电子招采易于采用,其综合预算管理、电子招采和管理会计支持集中管理与控制。机构还能控制哪些帐户代码可用、哪些帐户代码可设置默认值,从订单生命周期开始就能减少数据错误。


8Manage 电子招采功能可以改善公用事业公司的招采业务,下列内容将详细介绍更多相关方法。


预算管理支持

公用事业公司历来使用基于预算和基于项目的招采策略,帮助企业控制财务状况。然而,在部门预算不断缩减的情况下运营导致内部压力不断增加,这些策略被证明不太有用。根据公用事业行业需求量身定做的电子招采解决方案支持机构在支出产生之前了解采购对预算的潜在影响。如果支出超出预算限制,该解决方案会显示警告图标,或通过专项审批流程发送采购计划。


项目管理支持

对于拥有大量项目招采的公用事业公司来说,另一个必要的招采功能是针对项目创建采购计划的功能。电子招采软件自动将采购计划与项目管理系统和其他财务系统中基于项目的活动联系起来。这种自动化使得申请人和采购者能够保持合规性,并对项目实时可见。招采解决方案应提供本地项目管理功能、与第三方项目管理系统合作,或者与客户现有项目管理系统连接的集成功能。


可持续招采模式

客户期待的转变很大程度上改变了公用事业行业的商业环境,不管是在内部,还是在外部。在某些领域,没有在当地市场经历过激烈竞争的公司正设法留住客户,这些客户对于如何获得以及从哪里获得公用事业设备有新的选择。为了在这个竞争激烈的环境中生存,机构必须做的不仅仅是改变他们的寻源和提供服务的方式——他们必须在业务所有领域采用更为环保的可持续模式。电子招采软件不仅能降低成本,还能通过减少纸张消耗来降低企业的碳排放。


这向公用事业公司的客户表明,它们已经准备好采取必要行动,满足客户对绿色采购的期待。


战略性公共事业设备

使用人工流程管理招采通常需要更多的时间,这些时间不仅用于执行基本的招采功能,而且用于解决由于可见性欠佳和支出控制有限而产生的问题。在公共事业行业不断变化的环境中,为维持运营,公用事业机构必须具备创新精神和竞争力。解决低效招采引起的问题不应成为完成计划和实现目标的障碍。通过消除人工流程和实现招采自动化,企业能够将低价值任务的劳动力和资源重新分配到更具战略性的计划中。对于某些公司来说,将重点从战术性招采转向战略性招采的功能对巩固企业的未来大有帮助。



拓展阅读:

公共事业单位为何要使用电子招采策略?