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成功案例

专业服务业务及项目管理方案

挑战


专业服务加剧竞争,使收入增长放缓。对专业服务机构来说,能够跨越国际边界有效分配和管理资源,准确管理投标和项目财务状况,创造和提供新的、与众不同的、高价值的订购服务模式比以往任何时候都要重要。

业务信息是解决这些挑战的关键。这意味着实时访问准确的中央数据库,这个数据库可以提供改善绩效、增加收入和利润所需的深刻见解。这正是业务项目管理 SaaS 能够提供帮助的地方。SaaS 提供更高的可见性,促进财务管理和资源利用,实现管理和数据输入流程的自动化,进而让顾问完成更高价值的工作,更好地服务客户。


专业服务机构面临的常见挑战有:


人力资本管理及员工盈利能力

对专业服务机构来说,其中一个最重要的KPI是可收费利用率,它的计算方式通常是将员工花在可收费客户工作上的时间除以每周工作的小时数。根据 SPI 的专业服务行业成熟度研究,75%的利用率被认为是最低目标,表现最好的服务企业平均可达到 80% 或更高的利用率。


让员工利用率保持高位推动更高的营业额、收入和利润,但是跟踪和衡量可收费利用率给许多专业服务机构带来了挑战。



解决方案


其中一个解决方案是专业服务业务项目管理软件,比如 8Manage BPM,它能提高机构的利用率,更有效地管理项目和时间表,同时释放员工,让他们从事高价值的可收费任务。它能让机构自动化和简化许多任务,包括工时表、开发票、预测和分配资源。8Manage BPM 软件成为所有这些重要信息的单一来源,而不是试图浏览各种工具、电子表格、人工流程和不同的 IT 系统。另一个关于利用率的挑战是,专业服务机构能以多快的速度将新雇员转变为可盈利的高产资源。缩短时间范围是提高收入和盈利能力的关键。 8Manage BPM 软件为员工和经理提供了系统化流程的方法。通过连接项目管理和资源管理的流程和数据,经理能为员工设定一天的目标或一周的目标。 8Manage BPM 能将这些目标与最佳实践以及内部知识库和资产联系起来。


8Manage BPM 支持更好的知识转移,让员工更快跟上速度。易于使用的系统、工具和流程帮助员工更好地完成工作,反过来有助于提高员工满意度。换句话说,这些系统和工具为员工的职业生涯增加了价值,因为它使员工更主动地对待工作,更轻松地接受新任务,获取相关知识和信息,并扩展他们的技能组。


赢得新业务

现有客户的新订单和回头生意是专业服务行业增长的基本支柱。但这个支柱逐渐成为更大的挑战。


赢得新业务的竞争压力有所增加,迹象可在行业数据中找得到。行业数据显示,全球销售渠道从 190% 下降到 170%。


竞争加剧的另一个有力迹象是投标-中标比率(投标-中标比率指每 10 个提交的提案中获胜的提案数量)降至 5 以下。在欧洲、中东和非洲,这一数字从 4.64 逐年下降到 4.31,全球范围内从 4.85 下降到 4.80,这表明了竞争的加剧。


为了在这个竞争激烈的市场中生存,专业服务机构需要提高他们与客户关系的终身价值,确保他们当前的项目按时交付,达到令客户满意的程度,这样他们就能提供更多的服务。也就是说,在项目指标、服务线和强大的客户关系方面拥有良好的绩效分析,尤其是涉及参与交付的员工。


对于确定需求和开发额外的服务产品来说,在操作上拥有这些视图至关重要。不断增加新客户对专业服务机构来说也至关重要。


行业基准显示至少 1/3 的年收入应该来自新业务,但研究显示,62.5% 的企业从新客户获得的收入不到30%。


发展和在竞争中保持领先的秘诀是赢得新客户,进军新市场和开发新的服务产品。这并不是说要努力向每个人提供各类服务。在饱和或增长缓慢的市场,服务机构需要对客户、服务、投标和定价采取更具针对性和选择性的方法,进而将自己与其他机构区分开来。


对于开发新服务产品和赢得新业务,实时数据和充分可见的客户、项目以及资源必不可少。8Manage BPM 在统一的地方提供生命周期视图和重要指标的可见性,包括客户满意度、绩效分析、项目执行与交付。因此,机构更容易识别最佳机会,更快就市场变化做出回应。


资源管理

项目和资源通常分布于全球各级别的公司内。这意味着对专业服务机构来说,跟踪和有效管理项目和资源是一个巨大的挑战。如果出现错误,就会导致项目表现不佳,给按时交付、执行质量和客户满意度带来灾难性后果——所有这些都会影响收入和盈利能力。


缺乏可见性是资源管理效率低下的关键因素。关键任务的人员配备决策需要根据最新准确的资源利用和技能数据做出。不幸的是,许多专业服务机构仍然使用电子表格来管理他们的资源。电子表格用于确定哪些人可以加入到哪些项目中以及挑选可用资源。电子表格可能看起来很有效,其实并没有。随着机构的发展,电子表格方法所固有的问题变得更加明显。你或许能用电子表格来管理由 10 人组成的专业服务机构的人员配备流程挑战。当机构规模扩大 1 倍或 3 倍时,电子表格很快就会变得笨拙。


这种方法的风险在于对最重要资产——员工缺乏洞察力,企业或失去大量的收入机会。为了用最有效的方式分配人员,实时报告和分析非常重要。更有效的方式是,使用 8Manage BPM 软件并遵循资源管理的最佳实践和流程。该软件提供了需求、机会、工作过程和待办事项列表数据的可见性,有助于通过分配资源以及在可自信预测的日程表上推动项目实现收益来管理业务。


有了现代云解决方案 8Manage BPM,项目经理和人员配备团队都能实时访问相同的资源可用性数据,每个人都知道谁有空谁没空。人员配备发生变化时,8Manage BPM 解决方案将自动反映这些变化。这个方案的好处是,通过将正确的资源分配到正确的项目以及避免人员配备的缺口,资源利用率有所提高。这使得财务预测和需求规划预测更加准确,管理层得以根据需要修改招聘计划。


产品化

专业服务机构正在发生演变,将服务产品“生产成”易于消化的工作单;按需订单、预付订单或捆绑在托管服务产品中的订单。但是,对于许多专业服务公司来说,打包产品是个挑战,因为来自投标、交付和积压待办事务的数据分散在各机构层级中,而管理层对与实际结果相关的宏观趋势缺乏可见性。


使用集中化的 8Manage BPM 解决方案,专业服务机构可以合并趋势和结果,构建功能目录。有了这个基础,机构可以更轻松地将功能捆绑到打包的产品中。这种服务产品化取代了传统的收费率,取而代之的是基于价值和结果的定价。这反过来使公司能够按需分配资源,优化利润率。由于产品化包装中更清晰地定义了价值和可交付成果,客户满意度有所提高。


服务产品化的好处是多方面的。服务销售收入更具可预测性,还附有当今买家希望从供应商那里获得的有形性。财务管理得到了加强,这归因于合同收紧,可交付成果受到规定,而且付款条件通常有利于提前付款的专业服务供应商——改善了现金流以及收款的一致性。它还提高了可收费利用率,使员工能够学习新技能,做更多有趣的工作,更广泛地说,加速了企业的发展。


项目财务管理

对项目生命周期(从范围确定、投标到交付与发票)进行良好的财务管理,对于跟踪项目是否已经结束,或者相对于最初的投标和分配的预算是否表现不佳来说至关重要。与资源分配一样,电子表格方法不再能准确跟踪这些可动部分,也不能在规定时间获得项目财务绩效的快照视图。如果项目的财务管理做得好,毛利率可能会超过 60%。如果管理不善,毛利率可能降为个位数,甚至是负数。准确实时数据的中心来源能让项目管理办公室(PMO)实现政策、流程和方法的标准化,生成交付高质量项目的最佳实践指导和度量标准。事实上,研究表明,使用标准化交付方法的专业服务公司拥有更多担任收费角色的员工,给每位顾问和员工带来更高的收入,他们更有可能按时交付项目。


8Manage BPM 软件提供实时全面的可见性,这种可见性是专业服务机构做出正确的财务管理决定所需要的。8Manage BPM 解决方案旨在整合机构内核心的业务流程,这样各部门都清楚知道它们的角色和衡量标准,以及它们如何影响机构取得成功的能力。专业服务机构面临的另一个财务管理挑战是,通过分散在不同电子表格和系统的、不一致且不准确的时间和费用数据处理收入流失。这使得及时一致且精确地跟踪服务客户所花费的时间和账单变得十分困难。这可能导致在给客户开具发票时出现延误和错误。随着客户支付发票平均天数的增加,也可能导致日销货未收款额螺旋式上升。8Manage BPM 解决方案将这些数据存储在中央存储库中,与财务应用程序集成,实现大部分人工记账工作的自动化,在自动更新总帐的同时,及时提供项目记账信息和具体细节。这种使用 8Manage BPM 的方法能够减少最多 50% 的管理时间,减少最多 75% 从税中扣除的费用,减少最多 75% 未正确记录的收费小时。8Manage BPM 使员工工作更轻松,向客户提供了更高的收费透明度,同时改善了底线。


国际化

今天,即便是小型专业服务组织,其资源也不仅分布在一个国家,而且分布世界各地。国际扩张是增加客户群、收入和利润的基础。


然而,国际化扩张和运营带来了许多挑战,包括更有效的监管、更复杂的合规性、多种货币、公司间的记账活动和交叉发票。这需要系统和流程提供准确的单一数据来源,支持快速实现和扩大规模,并包含能自动结合国家货币和税收要求的本地化功能。在国际增长的背景下,试图用电子表格等过时方法在不同国家运营和分配资源,这很快就会变得难以处理。


8Manage BPM 软件有助于管理跨国界的人员流动和财务报告,所有这些都来自中心信息源。基于云的解决方案 8Manage BPM 可在新的国家快速实现,无需与传统IT系统和运营规模扩大相关的前期资本支出。通过提供更加实时可见的项目需求和人员编制,8Manage BPM 软件确保项目资源在不同国家得到有效利用,防止可能导致延期向客户交付的漏洞出现,进而影响客户满意度和回头生意的可能性。


结语

专业服务机构在盈利和增长方面面临着许多挑战。一些服务行业的市场饱和度、价格压力、经济和政治的不确定性意味着,专业服务机构必须找到新的方法来凸显自己,并获得竞争优势。在这样竞争激烈的市场中,专业服务机构不仅要持续增加新客户,还要具备开发新产品和新服务的分析能力和洞察力,延长现有客户关系的生命周期价值。与此相关的是服务产品化,这为专业服务机构提供了新的机会和发展领域。中央数据存储提供了对趋势和客户需求的洞察力,专业服务机构因此能将资源和能力整合到成本和定价更可预测的新打包产品中。


此外,还存在提高员工盈利能力方面的挑战。这意味着给员工和经理提供工具,使他们的生产力提高,让他们更积极主动地对待所负责的工作。这样不仅能提高可收费利用率,还能让员工更加投入和更加满意他们所做的工作。如果资源管理不善,项目可能很快就会超时和超出预算。准确的信息对于良好的财务管理也至关重要,这意味着要超越电子表格。做到这点需要对资源利用和可用技能实时可见,确保经理能够用最有效的方式将正确的人员分配到正确的项目中。专业服务机构越来越希望借助国际扩张来推动增长,拥有合适的技术平台变得更加重要。企业需要健全的系统来支持跨境报告,以及管理全球项目资源的有效利用。